Responsable d’archivage dans FileTracker

Quelques notions clés sur l’archivage
Savoir rechercher les dossiers archivés dans FileTracker
Maîtriser l’administration du module Archivage
Maîtriser l’administration du module Destruction (Elimination en option)
Maîtriser l’administration du module Emprunt-Retour
Maîtriser l’administration du module Référentiel documentaire & Référentiel des durées
Maîtriser l’administration du module Rangement
Maîtriser l’administration du module Transfert/Versement (option)
Maîtriser l’administration du module Paramètres & du Tableau de bord

Durée : 3 à 5 jours

Format

Intra-entreprise

La formation

Programme détaillé

Jour 1

Objectifs du matin

Rappel des modules FileTracker
- Explication et définitions liées au métier des archives
- Revue des différents modules de FileTracker
Etiqueter un dossier
- Sélectionner & étiqueter un dossier / sous-dossier
- Utiliser l’impression d’un lot d’étiquettes
Maîtriser le processus d’Archivage avec FileTracker
- Comprendre le processus d’archivage de bout en bout
- Mettre en pratique un processus d’archivage

Objectifs de l’après-midi

Exercices de mise en œuvre par un cas pratique
- Mise en pratique d’un processus d’archivage complet

Jour 2

Objectifs du matin

Présentation de la Configuration d’un magasin d’archives avec
FileTracker
- Présentation du module de configuration d’un magasin d’archives directement
  sur l’outil web
Présentation du module Rangement dans FileTracker
- Présentation du module Rangement par conteneur
- Présentation du module Rangement par lots

Objectifs de l’après-midi

Exercices de mise en œuvre par un cas pratique de récolement sur des salles créées
- Impression des fiches épis
- Impression des étiquettes tablettes
- Mise en pratique d’un processus de Récolement par scan pour mettre à jour l’état des salles

Jour 3

Objectifs du matin

Gestion des emprunts-retours de dossiers
- Présentation du module Emprunt-Retour niveau simple et amélioré
- Maîtriser un processus d’emprunt
- Maîtriser un processus de retour
Traiter une demande d’emprunt
- Validation d’une demande d’emprunt
- Impression de la fiche fantôme et recherche du dossier
- Communication du dossier demandé
Traiter une demande de retour
- Validation du retour
- Récupération du dossier
- Rangement du dossier

Objectifs de l’après-midi

Gérer le module emprunt-retour
- Historique des emprunts
- Gestion du délai d’emprunt
- Préférences des emprunts
Exercices de mise en œuvre par un cas pratique de dossiers à communiquer/récupérer/ranger

Jour 4

Objectifs du matin

Maîtriser l’Interface Référentiel de conservation avec FileTracker (1 pôle)
- Revoir le Référentiel de conservation validé et montrer son paramétrage dans FileTracker
Maîtriser les processus d’Elimination avec les Archives départementales
- Comprendre le processus de destruction de bout en bout
- Mettre en pratique un processus de destruction
- Savoir éditer un bordereau de d’élimination et son processus de signature
- Enregistrer les PV de destruction des prestataires dans FileTracker
Maîtriser le nouveau Tableau de bord de l’archiviste
- Comprendre les indicateurs de l’archiviste
- Savoir anticiper et faire des prévisions avec les indicateurs

Objectifs de l’après-midi

Maîtriser le processus de Transfert
- Comprendre le processus de transfert de bout en bout
- Mettre en pratique un processus de transfert
- Savoir éditer un bordereau de transfert et son processus de signature
- Vérifier et Enregistrer les PV de transfert contradictoires
Maîtriser le processus de Versement avec les Archives départementales
- Comprendre le processus de versement de bout en bout
- Savoir mettre en pratique un processus de Versement
- Savoir éditer un bordereau de Versement et son processus de signature
- Savoir éditer les Bordereaux de Versement signés dans FileTracker
- Enregistrer les Bordereaux de Versement signés dans FileTracker

Jour 5

Objectifs du matin

Maîtriser l’Interface Référentiel de conservation avec FileTracker (suite)
- Revoir le Référentiel de conservation validé et montrer son paramétrage dans FileTracker pour un autre pôle d’activités
Savoir étiqueter les dossiers des nouvelles activités étudiées
- Enregistrer des dossiers en manuel avec association d’une personne
- Sélectionner & étiqueter le dossier créé manuellement

Objectifs de l’après-midi

Maîtriser les processus d’Elimination pour les nouvelles activités « archives publiques »
- Mettre en pratique un processus d’élimination pour le PASF et les missions statutaires (Commissions, VA, Financement)
- Savoir éditer un bordereau de d’élimination et son processus de signature
- Enregistrer les PV de destruction des prestataires dans FileTracker
Maîtriser le processus de Transfert pour les nouvelles activités
- Mettre en pratique un processus de transfert
- Savoir éditer un bordereau de transfert et son processus de signature
- Vérifier et Enregistrer les PV de transfert contradictoires
Maîtriser le processus de Versement pour les nouvelles activités
- Mettre en pratique un processus de Versement
- Savoir éditer un bordereau de Versement et son processus de signature
- Enregistrer les Bordereaux de Versement signés dans FileTracker

Public concerné

Toute personne ayant en charge la gestion et l’archivage des dossiers dans sa société (rôle Opérateur).
Contextes clients de types Administration ou Entreprise.

Moyens et supports pédagogiques

1 PC par apprenant.
1 imprimante étiquettes.
1 scanner à main.
1 abonnement FileTracker valide avec le profil Responsable d’archivage

Moyens d’évaluation des acquis

Évaluation de la formation au moyen d’un cas pratique avec les données réelles dans leur contexte d’utilisation.
Une évaluation de fin de formation par l’apprenant et par le/la formateur(trice).
Validation : une attestation de formation.

Moyens d'encadrement

Un Savoir : La formatrice Françoise Cohen est diplômée en histoire, en archivistique et en management de projets innovants. Elle est certifiée Afitep en management de projet.
Un Savoir-faire : Une méthode innovante de gestion documentaire et des outils bâtis à partir d’un retour d’expériences de 20 ans dans des organisations petites, moyennes ou grandes de différents secteurs d’activités.

Accessibilité

Nos programmes et nos formateurs ont l’habitude de travailler avec du personnel handicapé, et notamment avec notre partenaire ANRH sur toute la France. Cette formation est adaptable au personnel handicapé en capacité de lire, comprendre, exécuter des consignes, manipuler un ordinateur, aller sur Internet.

Code formation : 1D1P_PROG_FORMA04
Mise à jour de la formation : 9 avril 2024

Tarif présentiel/mixte : 3000€ (jusqu’à 3 personnes)

Format : En intra-entreprise

Durée : 3 à 5 jours

Délai d’accès : 1 mois ouvré

Prérequis : Avoir suivi la formation Mise en route de FileTracker – FORMA02

Pour une formation inter entreprise ou sur-mesure, demandez un devis.

Ce que nos clients disent

Zaide Adamou Zaitoune

Responsable Archivage-Numérisation - Udaf 93

En tant qu’archiviste junior et utilisateur de FileTracker, ce dernier est un outil complet. Facile à utiliser, trace tous les documents de l’indexation à l’archivage. Un outil dédié aux professionnels.

Bérengère M.

Assistante Juridique - Cabinet Duvivier & Associés

Je constate chaque jour le gain de temps engendré par le logiciel FileTracker. Je crée par exemple un dossier physique en 10 secondes contre 5 à 10 minutes avec notre ancienne méthode.

Laurent David

Gérant - La Compagnie des Familles

En 2015, nous avons fait appel à Françoise pour faire face à un problème de gestion des archives. Nous avons défini ensemble un process qui nous a permis d’optimiser la gestion des dossiers, leur archivage et leur destruction, grâce à un outil simple, ergonomique et efficace.

Nos formations sont certifiées Qualiopi

Notre certificat Qualiopi