FINI L'ARCHIVAGE IMPRODUCTIF
Redécouvrez la Gestion Documentaire en Entreprise
Déménagement
Réorganisation
Démarche qualité
Transformation digitale
RGPD
Votre gestion documentaire avec
En tant qu'entreprise de gestion documentaire, nous avons accompagné de nombreux clients dans des missions de réorganisation de leurs archives. Leurs difficultés communes nous ont donné l'idée de créer notre propre logiciel: FileTracker.
Efficace et intuitif, notre logiciel de gestion électronique de documents et de gestion physique des dossiers et documents en mode SaaS répond à vos besoins d’amélioration durable de votre organisation documentaire.
Réduction de vos archives papier
Amélioration de la recherche performante d'informations
Archivage maitrisé
Numérisation des documents
Gestion des stocks
Partage de documents
Déménagement simplifié
Le penser « global », notre savoir-faire particulier
En tant qu'entreprise de gestion documentaire, Un dossier Une place propose de vous accompagner dans vos projets de refonte ou d’optimisation de gestion documentaire. Notre méthode consiste à globaliser l’ensemble des processus de gestion et l’ensemble des flux : papier, numériques et hybrides. Cette forme particulière de réflexion et de mise à plat permet de conseiller à nos clients une solution toujours la plus harmonieuse et « indolore » possible afin de passer l’étape de la réorganisation et de conduite du changement.
C’est une des raisons qui motivent d’ailleurs l’accélération vers l’atteinte de la solution cible.
Mais le penser « global » permet aussi de conseiller à nos clients une stratégie documentaire qui n’imposera jamais le tout numérique ou le tout papier ; mais plutôt d’adapter les bons outils pour permettre de « gouverner » son patrimoine informationnel avec l’étude du juste besoin, du juste coût, et de la juste solution de gestion de l’information.
Dans le cadre d’un déménagement, d’une réorganisation, d’une démarche qualité, d’une transformation digitale, d’une mise en conformitéRGPD, nous adoptons toujours cette démarche du penser « global », afin de parvenir à une réorganisationraisonnée, raisonnable et sur-mesure.
Quand un dossier a sa place...
Gain de productivité
Automatisation des processus
Archivage
Centralisation documentaire
Traçabilité
Sécurisation
Accès aux documents
On a tous des documents à gérer
Mais comment organiser sa gestion documentaire avec un tel « vrac » ?
Vous êtes dirigeant, avocat, notaire, huissier, fonctionnaire, mandataire judiciaire, salarié, adhérent associatif, archiviste, records manager ... et vos armoires sont pleines d’archives, de documents administratifs ou de documents d’entreprise… vos serveurs regorgent également de documents bureautiques avec des arborescences approximatives et des noms kabbalistiques qui promettent des recherches de documents longues et fastidieuses !
Un dossier Une place, startup innovante de gestion documentaire, est là pour accompagner les entreprises dans la recherche de classement simple pour leurs utilisateurs et rapide à mettre en œuvre. Quelle que soit votre production documentaire : emails, courriers, documents papier, documents électroniques (ou documents numériques), documents numérisés, factures… Nous aurons une réponse sur-mesure à vous proposer.
Vous êtes dirigeant, avocat, notaire, huissier, fonctionnaire, mandataire judiciaire, salarié, adhérent associatif, archiviste, records manager ... et vos armoires sont pleines d’archives, de documents administratifs ou de documents d’entreprise… vos serveurs regorgent également de documents bureautiques avec des arborescences approximatives et des noms kabbalistiques qui promettent des recherches de documents longues et fastidieuses !
Un dossier Une place, startup innovante de gestion documentaire, est là pour accompagner les entreprises dans la recherche de classement simple pour leurs utilisateurs et rapide à mettre en œuvre. Quelle que soit votre production documentaire : emails, courriers, documents papier, documents électroniques (ou documents numériques), documents numérisés, factures… Nous aurons une réponse sur-mesure à vous proposer.
Avec une solution intuitive et rapide à mettre en œuvre
Que vous ayez une problématique pour gérer le papier ou le numérique ou même l’hybride, Un dossier Une place a créé une solution « user » qui permet de gérer vos documents à toutes les étapes de leur cycle de vie et dans le respect des durées de conservation, des droits d’accès et de leur intégrité.
Cette solution permet en quelque sorte d’effectuer un contrôle documentaire sur vos dossiers et vos différents types de documents, à votre place, pour vous permettre de gagner du temps et de faire des gains de productivité sur l’ensemble des processus de gestion de flux documentaires intervenant dans le cadre de vos processus métiers.
Que vous ayez une problématique pour gérer le papier ou le numérique ou même l’hybride, Un dossier Une place a créé une solution « user » qui permet de gérer vos documents à toutes les étapes de leur cycle de vie et dans le respect des durées de conservation, des droits d’accès et de leur intégrité.
Cette solution permet en quelque sorte d’effectuer un contrôle documentaire sur vos dossiers et vos différents types de documents, à votre place, pour vous permettre de gagner du temps et de faire des gains de productivité sur l’ensemble des processus de gestion de flux documentaires intervenant dans le cadre de vos processus métiers.
Dans le respect de vos processus d’entreprise, de votre politique d’archivage et des normes
Nous étudions finement vos processus métiers et vos outils de gestion métiers, vos flux documentaires et la réglementation en matière de délais de prescription afin de déterminer votre politique d’archivage.
Une fois votre politique d’archivage validée, nous mettons en place un référentiel pour le traitement des documents, des métadonnées, la gestion des droits d’accès et des durées de conservation. Ce référentiel est conçu comme étant la clé de voûte de notre logiciel de gestion documentaire et d’archivage.
Nos outils de gestion sont en conformité ("compliance friendly") avec les normes de démarche qualité et de maîtrise documentaire, comme ISO 9001 ; ou la norme de Records management (ISO 15489) sur la gestion des documents d’activité ; ou encore la norme sur la numérisation fidèle (Z42-026).
Nous étudions finement vos processus métiers et vos outils de gestion métiers, vos flux documentaires et la réglementation en matière de délais de prescription afin de déterminer votre politique d’archivage.
Une fois votre politique d’archivage validée, nous mettons en place un référentiel pour le traitement des documents, des métadonnées, la gestion des droits d’accès et des durées de conservation. Ce référentiel est conçu comme étant la clé de voûte de notre logiciel de gestion documentaire et d’archivage.
Nos outils de gestion sont en conformité ("compliance friendly") avec les normes de démarche qualité et de maîtrise documentaire, comme ISO 9001 ; ou la norme de Records management (ISO 15489) sur la gestion des documents d’activité ; ou encore la norme sur la numérisation fidèle (Z42-026).
Vive l’archivage accéléré® : une méthode unique conçue et brevetée par Un dossier Une place
Notre entreprise de gestion documentaire s'appuie sur une méthode unique permettant de réorgraniser les archives des entreprises. Cette dernière a été créée et brevetée par la fondatrice d'Un dossier Une place, Francoise Cohen. Il s'agit de l'archivage accéléré®. Cette méthode se compose à la fois de processus organisationnels et d’outils inédits qui permettent de trier, indexer, reconditionner vos archives en un temps record : en moyenne, 1000 à 2000 dossiers sont totalement réorganisés par jour.
Ils l’ont fait !
L’archivage à toute allure de l’UDAF 93.
« Avec notre solution de gestion documentaire et d’archivage FileTracker, nous avons la possibilité d’accélérer les processus d’indexation des documents, de numérisation et d’archivage. Conclusion : l’indexation d’un document à numériser : 5 secondes, l’étiquetage d’un dossier à archiver : 10 secondes. Françoise Cohen-Cassuto ».
Françoise Cohen-Cassuto
