Le 11 mai dernier, nous avons présenté dans le cadre du webinaire de l’Unaf sur la « Publication de deux nouveaux documents sur l’archivage et le RGPD », deux topos : l’un sur la présentation du nouveau Protocole d’archivage des Udaf et l’autre reprenant le récit de notre cas client Udaf 93 que nous avons accompagné pendant 3 ans sur les questions d’#archivage et #dématérialisation, de 2017 à 2019.
Depuis ce webinaire, nous accompagnons d’autres Udaf, et nous sommes contactés de plus en plus sur des questions d’application du nouveau Protocole. C’est la raison de ce nouvel article : revenir sur les messages principaux de ce webinaire de notre point de vue.
Retour en arrière sur le projet « refonte du Protocole d’archivage des Udaf »
Les fondements de la refonte
La refonte de l’ancien Protocole d’archivage de 1998 devenait plus qu’une évidence, une nécessité, au vu des récents changements non seulement dans les nouvelles et nombreuses activités des Udaf ; mais aussi, avec l’apparition du RGPD (Règlement général sur la protection des données) entré en application en mai 2018 en France.
Le régime juridique applicable aux archives des Udaf
Une des questions que nous avions à traiter en collaboration avec le cabinet Squadra Avocats, était l’articulation entre les nouvelles exigences du RGPD et le régime des archives publiques en France.
Le cabinet Squadra Avocats a rédigé le 22 mars 2019 un mémorandum sur la question du régime juridique applicable aux archives des Udaf, en réponse aux questions soumises par l’Unaf :
- Les UDAF, éventuellement l’UNAF et les URAF, sont-elles des organismes de droit privé chargés d’une mission de service public ?
- Sont-elles par conséquent soumises à la réglementation des archives publiques ? Si oui, sur quelles catégories de documents portent les obligations mises à leur charge ?
- Toujours dans l’affirmative, quelles seraient les incidences pour les UDAF en matière de responsabilité (notamment pénale, cf. par ex. art. L. 214-3 et s. du code du patrimoine) et, pour les personnes concernée (notamment les majeurs protégés), en termes d’exercice de leurs droits conférés par le RGPD ? En effet, dans ce cas, l’UNAF perçoit le caractère inconfortable d’une situation entre, d’une part, l’application des règles de l’archivage public pour se prémunir face aux risques de responsabilité et, d’autre part, la contradiction pouvant en découler avec les droits des personnes concernées au regard du RGPD.
La synthèse des réflexions du Mémorandum figure dans l’introduction de la Stratégie nationale d’archivage des Udaf publiée en février 2021 par le SIAF (Service interministériel des Archives de France) https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGPA_SIAF_2021_002?j
En essence : « Les Udaf étant des organismes de droit privé chargés d’une mission de service public, le régime des archives publiques leur est applicable. »
L’articulation du RGPD et du régime des archives publiques en France
On pourrait croire que le RGPD, axé sur le droit de contrôle par la personne concernée du traitement de ses données à caractère personnel, allant vers une limitation de leur durée de conservation et de leur accès, prime sur le code du patrimoine, qui lui, est axé sur la conservation des archives publiques, tant pour des besoins administratifs qu’à des fins de recherches scientifiques ou historiques, et sur l’accès, dans le respect des textes en vigueur. (Cf. articles L211-2 et 4 et L213-1 et 3)
En réalité, les textes qui paraissent de prime abord, diamétralement opposés, sont conciliés par l’exception accordée aux services d’archives publics par l’article 89 du RGPD – Garanties et dérogations applicables au traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques :
“Le traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques est soumis, conformément au présent règlement, à des garanties appropriées pour les droits et libertés de la personne concernée. Ces garanties garantissent la mise en place de mesures techniques et organisationnelles, en particulier pour assurer le respect du principe de minimisation des données. Ces mesures peuvent comprendre la pseudonymisation, dans la mesure où ces finalités peuvent être atteintes de cette manière. Chaque fois que ces finalités peuvent être atteintes par un traitement ultérieur ne permettant pas ou plus l’identification des personnes concernées, il convient de procéder de cette manière.“
Le projet de refonte du Protocole de 1998 en quelques chiffres
Le projet de refonte du Protocole de 1998 en méthode Agile
Pour refondre l’ancien Protocole, notre démarche a été d’adopter a priori une vision RGPD par l’étude du fondement légal de la collecte des documents dans les activités des Udaf, avec notre partenaire Squadra Avocats et notamment Me Alexandre Tessonneau, Avocat associé.
Nous avions privilégié une méthode itérative de complétion et de validation des délais de conservation et des bases légales avec le cabinet, afin d’avancer en parallèle sur l’analyse.
Nous avons associé dès le début, les Archives départementales de Seine-Saint-Denis, – et notamment Agnès Dacosta, Cheffe du service de traitement des fonds – avec lesquelles nous entretenions tout le long du projet une collaboration étroite et continue, afin d’avoir la vision patrimoniale sur l’intérêt de conserver les archives produites par les différentes activités des Udaf.
Retrouvez bientôt les temps forts du webinaire de l’Unaf
