L’organisation documentaire est un véritable moteur de performance pour les entreprises, notamment les structures à gros volumes de fichiers, comme les cabinets d’avocats, les études notariales, ou les fédérations, les associations. En matière documentaire, et si nous pensions global ? Car on ne peut pas séparer les informations numériques des informations sur support papier.

Organisation documentaire, tout un monde !  

Les informations forment un tout : à la fois hybrides, à la fois structurées et non structurées. Par conséquent, un projet d’organisation documentaire s’entrevoit de façon globale : ni uniquement numérique ni uniquement papier. C’est ce qui rend les projets d’organisation documentaire si complexes et si passionnants en même temps.

Arrêtons de cloisonner et chouchoutons les métadonnées.

Aussi, une information n’est jamais tout à fait cloisonnée. Elle est subordonnée à un contexte de production ou de réception. Une information ou un document sorti de son contexte n’a aucun sens, ou alors est dangereux, car il peut alors donner lieu à plusieurs interprétations possibles.

C’est ce qui donne tant de valeur aux métadonnées descriptives. Dans le contexte de Big data, on ne peut absolument plus traiter les informations sans porter un soin attentif aux métadonnées qui les décrivent : l’objet, la date, les acteurs. De plus, ces bonnes pratiques optimisent le temps de travail des salariés.

>Penser global pour l’efficience est le grand enjeu de la réorganisation documentaire.

Plus clairement, comment structurer les métadonnées ?

• Un objet ou un titre qui a un sens clair pour tout un chacun ;

• Une date réelle de validité d’une information ;

• Des destinataires ou expéditeurs renseignés en fonction de leur pertinence pour décrire l’information.

>Ce sont là des essentiels ; comme une sorte de kit de survie pour les entreprises face à la menace de Big data !

Comment d’ailleurs pourrait-on donner un délai de conservation à des informations sans date, sans objet ? Cela vous parait impossible. Et pourtant, nous croisons régulièrement cette situation dans vos serveurs…

Organisation documentaire, tous les dossiers sont concernés !

De la même manière, penser uniquement à l’organisation des flux des dossiers actifs en oubliant le stock de dossiers moins actifs ou archivés peut également poser problème à terme. En effet, il n’existe pas de frontière étanche entre les dossiers actifs et les dossiers clôturés dans la réalité ; des dossiers clôturés peuvent être réactivés. Alors pourquoi ne s’intéresser qu’aux uns aux détriments des autres ? »

Bien sûr, nous conseillons toujours à nos clients de partir du problème le plus urgent à régler et il s’agit souvent des dossiers actifs. Mais dans chaque projet, il faut toujours absolument veiller à avoir une vision globale sans œillères ! Cela implique d’avoir une réflexion systémique sur les impacts des modifications d’organisation. C’est le fameux effet « papillon » !