Le logiciel documentaire a un bel avenir devant lui. Car nous sommes loin de créer des “humains augmentés” capables de gérer les documents d’entreprise ! C’est pourquoi Un dossier Une place a créé la réorganisation documentaire accélérée et 100% fiable. Que ce soit sur le flux papier ou le flux numérique, notre exigence de qualité est la même !

Logiciel documentaire : un robot au service de l’information.

Le logiciel documentaire (ou robot) est conçu pour éviter les erreurs humaines. Afin d’y parvenir, nous avons très précisément étudié toutes les étapes sources d’erreurs produites par les humains lors de la gestion des informations. Ce procédé d’évaluation : « à quel moment l’humain se trompe ? » est même à l’origine de la conception de FileTracker*.

Nos outils logiciels sont conçus et mis en œuvre de façon à collecter et à créer automatiquement le maximum de données enrichies et fiabilisées sur le fonds documentaire de nos clients.

Résultat : le logiciel documentaire procure gain de temps, productivité et gains financiers dans le respect des normes !

Pourquoi l’humain se trompe ?

Il semblerait que l’humain se trompe très souvent sur des tâches rapides, répétitives, exigeantes en termes de concentration, ou exigeantes en termes de règles à suivre.

Et oui, vous le savez bien : l’humain n’aime pas suivre les règles même s’il en apprécie énormément le cadre reposant. C’est l’un des grands paradoxes de l’humanité. Ce n’est ni un jugement ni un désaveu de notre humanité ; juste le fait de nous observer pour mieux nous connaitre et de nous accepter tel que nous sommes avec nos forces et nos faiblesses.

Connaître l’humain et remettre le robot à sa place.

Bien étudier et connaitre l’humain permet justement de positionner la machine à sa juste place ! Et de créer le logiciel sur-mesure qui lui convient. L’humain en premier, la machine en deuxième ; c’est-à-dire penser la machine en assistant et en complément de l’humain : à son service.

En résumé, le robot FileTracker assiste l’humain dans les tâches : d’enregistrement, d’indexation, de classement, de nommage, d’archivage, de rangement, de transfert, de réactivation, de destruction.

Il est partout positionné sur les règles à suivre via les modèles de référentiels de classement et de métadonnées. Bref, toutes les règles tellement difficiles à appliquer sans erreur quand on est un humain

Et que fait l’humain face au logiciel, me demandez-vous ?

Le logiciel documentaire ne sait pas tout faire, (pas encore 😉) ! L’humain assure alors les tâches difficiles à appréhender pour une machine (d’aujourd’hui) et se concentre sur la réflexion ou la qualification de l’information : Est-ce une information importante ? Est-ce une information dont j’ai besoin ? Quelle est cette information ? Cette information est-elle juste ? Qui a besoin d’une telle information ? Combien de temps aura-t-on besoin de cette information ?…

Logiciel documentaire : qualifier oui, organiser, non !

C’est là notre postulat : Nous partons du principe que l’humain sait qualifier ses informations, mais qu’il rencontre souvent des difficultés à les organiser, à les classer, à les nommer, à les chercher, à s’en souvenir. Nous avons entièrement axé nos recherches et le développement de notre logiciel FileTracker à partir de ce principe.

L’idée force étant de laisser à l’humain ce qu’il sait bien faire et de le faire intervenir là où il a de la valeur ! C’est un subtil dosage à trouver en termes de développement de logiciel documentaire ; d’autant plus valable face aux développements de l’IA (Intelligences Artificielles). N’êtes-vous pas d’accord ?

*FileTracker, notre logiciel de gestion documentaire et d’archivage full web en SaaS