La nouvelle Stratégie nationale d’archivage des Udaf se compose d’une importante partie introductive qui revient sur le contexte de la refonte de l’ancien Protocole d’accord pour le traitement des archives du 9 février 1998 en posant la base de la refonte. Est notamment développée une partie sur l’articulation entre le régime du RGPD (Règlement Général de Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018) et le régime des Archives publiques ; puis une présentation des différentes missions des Udaf et enfin la présentation des 2 outils de la Stratégie :
- Le tableau de gestion
- Le tableau de tri
Pourquoi 2 tableaux ?
Les 2 tableaux ont des vocations très différentes :
- Le tableau de gestion porte sur des dossiers clôturés
- Le tableau de tri porte sur des dossiers actifs
Le tableau de gestion porte sur des dossiers clôturés ≠ le tableau de tri porte sur des dossiers actifs
Le tableau de gestion répertorie l’ensemble des dossiers relatives aux missions des Udaf, leur durée d’utilité administrative (DUA), les textes juridiques de prescription motivant ces DUA, ainsi qu’une proposition de sort final au terme de ces DUA. Il énonce les règles applicables aux dossiers clos dont le traitement est terminé.
En effet, dans le tableau de tri, les dossiers créés dans le cadre d’une mission, d’une action ou d’une affaire sont toujours vivants et leur durée d’utilité ne peut pas être encore appliquée, vu que les actions ont encore lieu.
Qu’est-ce qu’une durée d’utilité administrative ?
Dans le tableau de gestion, la durée d’utilité administrative est déterminée pour la plupart des missions, en fonction des textes de référence juridiques.
Cette durée est en quelque sorte incompressible ; elle est souvent confondue dans la réalité avec la durée de prescription. Concrètement, tant que cette durée n’est pas échue, aucune action de sélection ou de retrait ne pourra avoir lieu sur les dossiers par qui que ce soit.
Cette notion de durée d’utilité administrative est, on le voit bien, intimement liée à la notion des 3 âges de l’information : avec l’âge de création ; l’âge d’utilisation courante et l’âge de fin de vie ou de fin d’utilité administrative de cette information.
Quel est l’impact en termes de gestion ?
On ne touche à rien avant la fin de la durée de prescription ou de la DUA !
Très concrètement, si l’on prend l’exemple d’un dossier de mesure judiciaire, comme le mandat judiciaire de protection des majeurs, la durée d’utilité administrative s’appliquera tout au long de la durée de vie de la mesure (ou du mandat exécutable), en y ajoutant le délai de prescription qui est porté par le texte de référence du code civil : art 515. C’est-à-dire que tant que cette durée n’est pas échue, aucune sélection ni aucun retrait ne pourra être effectué sur aucune pièce du dossier.
La rupture de l’intégrité de dossiers
Il n’est pas rare aujourd’hui que dans la pratique, lorsque par exemple un dossier est très volumineux ou pour faciliter sa gestion ou sa numérisation, celui-ci se trouve être « éclaté » en plusieurs sous-dossiers qui « semblent » avoir pris leur autonomie vis-à-vis de leur dossier « parent ».
Or, même si l’on comprend bien les besoins corollaires, l’éclatement du principe d’intégrité de dossiers n’est pas sans conséquence lorsque les producteurs ou gestionnaires de ces dossiers en oublient d’où ils viennent.
Reprenons notre l’exemple ici du dossier de mandat judiciaire de protection des majeurs, ce dossier étant très volumineux et d’une durée de vie longue, différentes pièces comme des pièces comptables sont souvent séparées et gérées de façon isolée.
Du principe de contextualisation au principe de légalité
Ces pièces sont en quelque sorte « autonomisées » (si vous me pardonnez l’expression) de leur dossier parent. Les producteurs en oublient même souvent leur rattachement.
La conséquence est que ces pièces, sorties de leur contexte initial de production, suivent alors une autre règle de conservation que celle dont elles devraient normalement hériter ; à savoir : la durée de prescription du mandat judiciaire de protection des majeurs (portée par le texte du code civil : art 515).
C’est assez simple à retenir en fait : tout est affaire de contextualisation !
Il est donc primordial de retrouver le contexte de production des pièces séparées et rendues orphelines de leur dossier parent ; au risque de fausser non seulement la durée de prescription, mais par ricochet le principe de légalité, c’est-à-dire du fondement juridique dans lequel se fonde un traitement administratif, également rappelé par le RGPD.
Or ici, les pièces constitutives des dossiers de mesure de protection juridique, même comptables, sont nées dans le contexte du traitement des mesures dans le cadre de l’exécution d’une mission de service public dont est investi le responsable du traitement.
Pour conclure sur l’usage des 2 tableaux
Le tableau de tri permet de :
- clarifier la façon d’opérer un tri dans le dossier vivant, avant de le verser éventuellement aux archives départementales, mais aussi,
- de simplifier la démarche d’obtention des visas d’élimination des archives départementales, au terme des DUA, en décrivant très précisément le contenu des pièces à détruire.
- d’organiser la gestion optimale des dossiers en repérant des éléments qui pourront être détruits ou devront être conservés en amont.
Le tableau de gestion permet de :
- connaître et appliquer les durées d’utilité administrative (DUA)
- procéder aux demandes de versement aux Archives Publiques en fonction de la mention du sort final indiquée
- procéder aux demandes d’élimination aux Archives Publiques en fonction de la mention du sort final indiquée
