- Gain de temps
- Meilleure productivité
- Gain financier
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- Meilleure productivité
- Gain financier
Avec ses différents modules de gestion, FileTracker automatise vos processus documentaires et vous permet de maîtriser vos informations à toutes les étapes du cycle de vie des documents
L’objectif n’est pas de collecter et stocker basiquement les données, mais d’aider nos clients à mieux maîtriser leurs données et d’automatiser certains processus de gestion documentaire.
Nos Promesses
- Rendre vos salariés plus productifs
- Dématérialiser en « douceur » et dans le confort de vos équipes au travail
- Offrir à vos équipes une arborescence intuitive, un nommage fiable et compréhensible de tous vos documents
- Vous mettre en conformité avec les normes
FileTracker est votre robot Records Manager capable d’effectuer à votre place le contrôle documentaire sur :
- Le cycle de vie des documents
- Les durées de conservation des documents
- La gestion des droits d'accès aux documents électroniques et aux documents papier
- Le plan de classement et les arborescences
- Le processus de numérisation
- La politique d'archivage des documents électroniques aux documents papier
- La traçabilité du document, du sous-dossier, du dossier et de la boîte
Notre logiciel de gestion documentaire : Votre robot au service de l’information
Quels problèmes résout une bonne gestion documentaire ?
Du point de vue d’un dirigeant, à quel moment s’aperçoit-il qu’il est crucial d’améliorer la gestion documentaire de son entreprise ?
- Soit, parce que ses employés occupent trop de temps à chercher des informations et documents nécessaires
- Soit, parce que ses employés ne trouvent pas certaines informations importantes à la bonne marche de l’entreprise
- Soit, parce qu’un événement déclencheur, comme un déménagement, une catastrophe, une restructuration, une dématérialisation d’une procédure, une transformation numérique, impose de chercher à améliorer la gestion de la documentation reçue et produite
Comment réussir votre système de gestion documentaire
Notre réponse face à ces situations s’établit en 3 étapes :
L’audit de la production documentaire des métiers, des processus d’entreprise, des flux documentaires entrants et sortants, de la catégorisation des données, des délais de conservation des documents et dossiers, des stocks d’archives papier et numériques, étude du ROI et des Scénarios de mise en œuvre
Le paramétrage du Référentiel documentaire de FileTracker à vos types de documents et dossiers, données et métadonnées : de l’arborescence, de la gestion des droits d’accès, de la politique d’archivage et du connecteur à votre solution de gestion métier
La mise en œuvre avec l’Opération de Réorganisation Accélérée puis la Formation des Utilisateurs (Datadocké)
Comment construire un système de gestion documentaire performant ?
Notre logiciel de Records Management* en mode SaaS FileTracker est conçu de façon à créer automatiquement le maximum de données enrichies sur la production documentaire de nos clients.
Nous disons souvent que « FileTracker est au courant de tout ce qui est utile à la bonne maîtrise documentaire » ; de la même façon qu’un Records Manager ou un DPO est au courant de toute la circulation des documents, de tous les flux documentaires, de tous les processus métiers et de toutes les solutions logicielles existant en interne ; nous faisons la même étude en conformité avec le RGPD, afin d’avoir une vision d’ensemble sur la cartographie des données du système d’information de nos clients.
Quelle que soit votre production documentaire et vos types de documents : emails, courriers, documents papier, documents électroniques (de types bureautiques), documents numérisés, factures, documents administratifs… nous aurons une solution sur-mesure à vous proposer.
*Records Management : gestion des documents d’entreprise actifs
Combien de temps ?
Toutes nos missions s’effectuent en quelques jours (variabilité suivant les besoins et les contextes de départ) et la formation à FileTracker ne dépasse pas la demi-journée.
Nous effectuons les deux premières phases d’audit et paramétrage de façon forfaitaire et la 3e phase est calculée suivant nos abaques ; dont voici un exemple de réalisation:
En 10 jours, notre intervention express a permis à une entreprise cliente de détruire 2,4 tonnes d’archives et d'économiser 70 000 € par an en archivage et recherches !"Françoise Cohen-Cassuto, fondatrice Un dossier une place
Notre engagement
Retrouvez tous vos documents, papier ou électroniques, en moins de 30s.
Comment simplifier sa gestion documentaire ?
Pour Un dossier Une place, notre vision est de concevoir un outil de gestion documentaire capable d’assister l’humain exactement là où il n’est pas performant. Nos solutions sont donc conçues pour éviter au maximum les erreurs humaines. Afin d’y parvenir, nous avons très précisément étudié toutes les étapes sources d’erreurs produites par les humains en matière de gestion des informations.
C’est ce procédé d’évaluation : « à quel moment l’humain se trompe ? » qui est à l’origine de la conception de FileTracker.
FileTracker est un logiciel de gestion documentaire hybride performant, puisqu’il va fiabiliser toutes les données et métadonnées utiles à la maîtrise documentaire dans les processus d’entreprise.
À cette fin, il est relié par de multiples connecteurs à vos solutions de gestion qui pilotent vos processus métiers à toutes les étapes du cycle de vie des documents et des flux d’informations.
FileTracker est en conformité avec les normes sur la dématérialisation et la gestion documentaire
Le respect du RGPD
Le contrôle qualité de la numérisation :
NF Z42-026
L’application des normes de description des données
ISO 9660, ISO 23081-1, ISO 15489-1
L’une des spécificités et innovation de FileTracker est de mettre en œuvre automatiquement des mesures de contrôle pour la gestion et la numérisation des documents d’activité, telles que l’ont défini les normes NF Z42-026, et ISO 15489-1 dans un module de contrôle spécifique.
Ce dispositif innovant nous permet de supprimer ensuite les documents papier numérisés un laps de temps garanti après leur contrôle quantité/qualité ; en conformité également avec les prescriptions du Vade-mecum du Service interministériel des Archives de France, « Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation. Quels critères de décision ? » de Mars 2014.
L’ensemble de ce dispositif est décrit précisément dans notre Charte de Numérisation et de Gestion des métadonnées et documents d’activités »
Le système FileTracker assure que les documents et leurs métadonnées restent accessibles, fiables et utilisables, conformément à la norme ISO 15489-1.
Le référentiel des documents d’activité permet d’appliquer des durées de conservation et sorts finaux pour chaque dossier ou document traité par l’outil, en conformité également avec les exigences du RGPD.
Nous assurons la mise en conformité avec la norme ISO 23081-1 sur le processus de gestion des documents d’activité et de leurs métadonnées pour chaque client suivant des processus automatisés.
Pour cela, nous créons et paramétrons un référentiel pour les dossiers et documents d’activités ainsi qu’un référentiel de métadonnées dans un module spécifique. Le classement et le nommage sont scrupuleusement élaborés dans le respect des normes ISO 9660, ISO 23081-1, ISO 15489-1.
Toute modification dans la structure des référentiels est tracée et conservée dans le temps, avec leurs liens.