La difficile gestion de l’hybridation des dossiers de Protection juridique des Majeurs
Depuis plusieurs années, nos clients UDAF et Mandataires judiciaires à la Protection des Majeurs viennent à nous pour nous faire part de leurs problèmes d’archivage et de gestion documentaire liés très souvent à l’hybridation des dossiers.
Ils nous parlent de salles de stockage en saturation, de délais de conservation des dossiers d’archives publiques difficiles à respecter, de processus de numérisation à mettre en conformité avec les normes, de partage de fichiers mal sécurisé, de mise en conformité au RGPD compliquée …
À quoi rêvent les mandataires judiciaires en matière de gestion documentaire?
Ils rêvent tout simplement de disposer:
- De gain de productivité
- De réduction des coûts
- D'une base de documentaire fiable
- De zéro papier
- D'une numérisation fidèle
- D'un archivage réglementaire et automatique des archives publiques
- De travail collaboratif en télétravail
- D'une sécurisation des documents sensibles ou essentiels
- D’une bonne gestion des droits d’accès en toute sécurité
- De recherche plein texte des documents électroniques
Ne pas avoir de gestion documentaire peut coûter cher aux mandataires judiciaires.
Il est vrai qu'une gestion documentaire représente un poste de coût ; ne pas disposer d’un système de gestion documentaire efficace et adapté à son métier expose une association familiale de gestion de mandats tutélaires à des ralentissements de compétitivité et à des risques.
Les enjeux ne résident pas uniquement dans la mise en conformité avec le RGPD, mais également dans le respect de la législation des archives de droit public qui impose et presque en opposition avec le RGPD, des contraintes en termes de délais de conservation et de versement des dossiers d’archives publiques ; qu’ils soient papier ou numériques.
C’est en effet l’institution des archives publiques (souvent les archives départementales desquelles dépendent les associations familiales) qui autorise ou n’autorise pas la destruction ou le versement des archives produites.
C’est elle aussi qui valide ou pas les processus de numérisation ou d’archivage électronique. Cela impose donc aux associations tutélaires de vérifier la bonne conformité de leurs processus d’archivage, destruction, numérisation, sécurisation et ainsi de mettre en place des conventions ou des politiques précises sur ces sujets.
Ces contraintes peuvent être comprises comme telles ; elles sont également des opportunités de maîtrise de la « data » globale pour une meilleure efficience des processus.
La mise en place d’une réorganisation documentaire vous permettra de vous mettre en conformité avec les administrations des Archives publiques !
Un dossier Une place a créé une solution complète pour que chacune des associations tutélaires, petites ou grandes, puisse se doter d’une organisation documentaire automatique et « user friendly » et respectueuse des normes de numérisation fidèle, d’archivage physique/ archivage numérique et de description des Archives publiques et du RGPD.
Un dossier Une place a créé une solution complète pour en finir avec l'archivage physique compliqué. Cette solution apporte plusieurs bénéfices et un ROI immédiat aux associations. Voici un exemple de cas client basé sur un client réel : + de 500 jours et + de 100 000 € gagnées par an pour une association d’une centaine d’employés avec plus de 10 000 dossiers à gérer.
Qu’est-ce qu’une bonne gestion automatisée de vos dossiers clients et archives permet de gagner ?
Fort de son expertise auprès des Unaf-Udaf, Un dossier Une place a conçu une solution complète et sur-mesure dédiée aux mandataires judiciaires dans le respect du Code du patrimoine et des nouvelles recommandations sur l'archivage des Udaf publiées par le Service Interministériel des Archives de France. L'outil FileTracker hérite tout naturellement de cette forte expertise.
- Raccourcir les délais de traitement et le temps perdu par vos équipes
- Fiabiliser et diminuer le temps de recherche interne
- Produire automatiquement les attestations de transfert
- Contrôler la numérisation et les destructions en lien avec les Archives départementales
- Numériser de façon fidèle dans le respect de la norme NF Z42-026
- Conserver les documents électroniques sur le long termevia un interfacage de FileTracker avec CDC-Arkhineo (Groupe caisse des depots)
- Maîtriser les dépots avec l'automatisation des délais de conservation et anticiper les mouvements de hausse ou baisse des stocks
Le plus de FileTracker dédié aux associations tutélaires
Nous savons bien que dans une association tutélaire, le courrier se compte chaque jour en milliers de plis.
Il est alors impossible, même avec la meilleure Intelligence Artificielle d’un logiciel de GED, de vous proposer à moindre frais une dématérialisation avec un classement des documents automatisé grâce à un moteur de reconnaissance automatique de caractères (OCR), et encore moins une gestion des délais de conservation de tous vos fichiers et documents papier.
Pourtant, nous l’avons pensé et réalisé avec FileTracker : vos dossiers de droit public d’administration de la mission statutaire et vos dossiers de droit public de Protection Judiciaire des Majeurs (MJPM), d’accompagnement social personnalisé (MASP), d’accompagnement social lié au logement (ASLL)… Vos dossiers de droit privé comme ceux des fonctions support sont automatiquement gérés au niveau de leurs délais de conservation, de leur classement, de leur nommage, de leur gestion des droits accès.
Vos dossiers avec l’ensemble de leurs documents, sont gérés par notre Référentiel documentaire qui est amélioré depuis plusieurs années car il est le fruit de l’expertise que nous avons acquise auprès de l’UNAF et des UDAF.
Comment réussir son projet de gestion documentaire
Notre réponse face à ces situations s’établit en 3 étapes :
L’audit de la production documentaire des métiers, des processus d’entreprise, des flux documentaires entrants et sortants, de la catégorisation des données, des délais de conservation des documents et dossiers, des stocks d’archives papier et numériques, étude du ROI et des Scénarios de mise en œuvre
Le paramétrage du Référentiel documentaire de FileTracker à vos types de documents et dossiers, données et métadonnées : de l’arborescence, de la gestion des droits d’accès, de la politique d’archivage et du connecteur à votre solution de gestion métier
La mise en œuvre avec l’Opération de Réorganisation Accélérée puis la Formation des Utilisateurs (Datadocké)
Pourquoi choisir notre logiciel de gestion documentaire FileTracker ?
s'occupe de la réorganisation
Efficace et intuitif, notre logiciel de gestion électronique de documents et de gestion physique des dossiers et documents en mode SaaS répond à vos besoins d’amélioration durable de votre organisation documentaire.
