Le cauchemar documentaire des avocats
Depuis plusieurs années, nos clients cabinets d’avocats viennent à nous pour nous faire part de leurs problèmes d’archivage et de gestion documentaire.
Ils nous parlent d’armoires de dossiers pleines à craquer depuis des décennies, d’accès aux documents aléatoires et improbables, de partage de fichiers mal sécurisé, de plans de classement pléthoriques et obèses …
À quoi rêvent les avocats en matière de gestion documentaire?
Ils rêvent tout simplement de disposer:
- De réduction des coûts
- De gain de productivité
- De zéro papier
- D'une base de documentaire fiable
- D'une bonne gestion des documents numériques
- D'une sécurisation des documents sensibles ou essentiels
- D'une numérisation à valeur probante
- D’une bonne gestion des droits d’accès en toute sécurité
- D'une gestion efficace du stockage des archives des dossiers clients
- De travail collaboratif en télétravail
- De durées de conservation des documents automatisées
- De recherche de documents fructueuse à 100%
- De recherche plein texte des documents électroniques
Si certes, une gestion documentaire représente un poste de coût ; ne pas disposer d’un système de gestion documentaire adapté à son métier et efficace, expose un cabinet à des ralentissements de compétitivité et à des risques.
Combien de fois arrive-t-il que des avocats perdent plus de 10 minutes plus de 3 fois par semaine à chercher un document papier dans un dossier ou un fichier dans une arborescence de répertoires aux codes de classement abscons !
Un cabinet d’avocats qui ne dispose pas d’une bonne maîtrise documentaire s’expose à différents types de risques :
- un risque de conformité, notamment au RGPD qui exige de respecter la minimisation des données collectées, mais également de conserver ses données (autant physiques que numériques) de façon limitée dans le temps…
- un risque de type opérationnel, comme le manque de sensibilisation des employés à la sécurité informatique et au risque de cyber-attaques.
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- un risque de type stratégique quand il s’agit de pertes ou de vols d’informations car cela touche alors au patrimoine informationnel du cabinet
On le sait : une société qui perd ses données s’expose à un risque majeur : 43 % des entreprises ferment au moment d’un sinistre lorsqu’elles ne sont pas préparées par un Plan de Continuité d’Activité à jour, et 29 % de celles qui survivent disparaissent dans les 2 ans qui suivent.
Le coût à payer n’est pas lisible immédiatement, mais pourtant le calcul est très rapide à réaliser !
La mise en place d’une réorganisation documentaire vous fera certainement récupérer des économies !
Un dossier Une place a créé une solution complète pour en finir avec l'archivage fastidieux dans les cabinets d'avocats, notamment pour la spécialité du droit des sociétés.
Cette solution apporte plusieurs bénéfices et un ROI immédiat aux cabinets. Voici un exemple de cas client basé sur un client réel : 1065 heures et 85000 € gagnés par an pour un cabinet d’une trentaine d’employés et 5000 dossiers à gérer.
Qu’est-ce qu’une bonne gestion automatisée de vos dossiers clients et archives permet de gagner ?
- Gagner du temps
- Jongler facilement entre archives papier et archives numériques
- Ne plus classer ni nommer les fichiers : le robot s’occupe de tout !
- Disposer d’une gestion des accès fine
- Disposer d’un calendrier de conservation automatisé en fonction du cycle de vie des documents et dossiers
- Numériser de façon fidèle avec une valeur probante, dans le respect de la norme Z42-026
- Gérer les dossiers papier et numériques actifs en harmonie avec vos outils métier (comme SECIB)
- Trier entièrement vos archives en accéléré (concept déposé) pour un ROI immédiat
Le plus de FileTracker dédié aux avocats
Nous savons bien que dans un cabinet d’avocats, aucun courrier ne ressemble au suivant.
Il est alors impossible, même avec la meilleure Intelligence Artificielle d’un logiciel de GED, de vous proposer à moindre frais une dématérialisation avec un classement des documents automatisé grâce à un moteur de reconnaissance automatique de caractères (OCR), et encore moins une gestion des délais de conservation de tous vos fichiers et documents papier.
Pourtant, nous l’avons pensé et réalisé avec FileTracker : vos dossiers de droit des sociétés, vos dossiers de droit social, vos dossiers de droit pénal sont automatiquement gérés au niveau de leurs délais de conservation, de leur classement, de leur nommage, de leur gestion des droits d'accès.
Vos dossiers clients avec l’ensemble de leurs documents si peu homogènes et normés, sont gérés par notre Référentiel documentaire qui est amélioré depuis plusieurs années car il est le fruit de la collaboration que nous avons tissée avec les premiers cabinets qui nous ont suivis.
Comment réussir son projet de gestion documentaire
Notre réponse face à ces situations s’établit en 3 étapes :
L’audit de la production documentaire des métiers, des processus d’entreprise, des flux documentaires entrants et sortants, de la catégorisation des données, des délais de conservation des documents et dossiers, des stocks d’archives papier et numériques, étude du ROI et des Scénarios de mise en œuvre
Le paramétrage du Référentiel documentaire de FileTracker à vos types de documents et dossiers, données et métadonnées : de l’arborescence, de la gestion des droits d’accès, de la politique d’archivage et du connecteur à votre solution de gestion métier
La mise en œuvre avec l’Opération de Réorganisation Accélérée puis la Formation des Utilisateurs (Datadocké)
Quel logiciel de gestion documentaire choisir?
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Efficace et intuitif, notre logiciel de gestion électronique de documents et de gestion physique des dossiers et documents en mode SaaS répond à vos besoins d’amélioration durable de votre organisation documentaire.
