Le casse-tête documentaire des notaires
Au cours des dernières années, nous avons accompagné des offices notariaux dans la résolution de leurs problèmes concernant leurs archives et la gestion de leurs documents.
Ils sont très souvent confrontés à des problèmes de « mille-feuilles » de dossiers stockés en cave ou chez des tiers-archiveurs, d’accès aux documents fastidieux, de stockage coûteux, de délais de conservation non gérés, de systèmes d’archivage multiples et sans communication les uns avec les autres …
La gestion documentaire révée pour les notaires:
Dans un monde idéal, les offices notariaux souhaitent:
- Un gain en productivité
- Une réduction des coûts de stockage
- La disparition du papier
- La garantie d'une numérisation à valeur probante
- Un travail collaboratif avec des dossiers accessibles en télétravail
- Un système d'archivage fiable et simple
- Une recherche de documents qui fonctionne à tous les coups
- Des durées de conservation des documents et dossiers automatisées
- La recherche plein texte des documents électroniques
Pourquoi oublier de penser à sa gestion documentaire coûte cher à un notaire?
Si certes, une gestion documentaire représente un poste de coût ; ne pas disposer d’un système de gestion documentaire adapté à son métier et efficace, expose une étude notariale à des ralentissements de compétitivité et à des risques.
Combien de fois arrive-t-il que des notaires dépensent plusieurs dizaines de milliers d’euros à stocker des dossiers qui pourraient être détruits et des centaines de mètres carrés employés à du stockage physique inutile même à l’extérieur.
Pour le numérique, combien de notaires me rapportent la difficulté pour eux et leurs équipes de « jongler » entre une strate de vieux dossiers physiques avec un système de classement « A » ; une période hybride où sont mêlés dossiers physiques et numériques partiels avec un système de classement « B » ; et aujourd’hui, des Minutes électroniques et des dossiers préparatoires numériques à la fois dans un serveur Windows et dans un autre outil de gestion métier.
Ça fait beaucoup de systèmes de stockage et de classement différents et beaucoup de déperdition d’énergies!
La mise en place d’une réorganisation documentaire vous fera certainement réaliser des économies !
Un dossier Une place a créé une solution complète pour en finir avec l'archivage fastidieux dans les études notariales, notamment pour la spécificité des dossiers préparatoires de ventes et successions.
Le ROI pour les études est immédiat. Nous avons par exemple accompagné un office notarial pour une mission de réorganisation documentaire. Le résultat est sans appel : plus de 1 500 heures et 300 000 € gagnés par an pour une étude de 70 employés et 3 000 dossiers créés par an.
Qu’est-ce qu’une bonne gestion automatisée de vos dossiers clients et archives permet de gagner ?
Un dossier Une place a créé une solution complète pour mieux gérer vos archives privées/publiques de types Minutes et dossiers préparatoires dans les règles de l'art de votre profession et le respect des normes d'archivage et de numérisation : Code du patrimoine, norme NF Z 42-026. Pensé et conçu par une archiviste-consultante professionnelle, FileTracker est votre robot archiviste!
L'utilisation de FileTracker a de nombreux avantages:
- Raccourcir les délais de traitement et le temps de vos équipes
- Fiabiliser et diminuer le temps de recherche en interne.
- Produire automatiquementles attestations de transfert.
- Contrôler la numérisation et la destruction
- Numériser de façon fidèle avec une valeur probante, dans le respect de la norme Z 42-026
- Gérer les dossiers papier et numériques actifs en harmonie avec vos outils métier (comme Génapi)
- Maîtriser les dépôts avec l'automatisation des délais de conservation et anticiper les mouvements de hausse ou de baisse des stocks
Le plus de FileTracker dédié aux notaires
Nous savons bien que dans une étude notariale, les dossiers de vente ou de successions sont tous différents.
Il est alors impossible pour une Intelligence Artificielle d’un logiciel de GED d'effectuer la dématérialisation et le classement automatisé des documents sans passer par une intervention manuelle couteuse. La nature de vos documents rend compliquée l'utilisation d'un moteur de reconnaissance automatique de caractères (OCR), et la gestion des délais de conservation de tous documents papier et fichiers.
Pourtant, nous l’avons pensé et réalisé avec FileTracker : vos dossiers de vente et/ou de successions sont automatiquement gérés au niveau de leurs délais de conservation, de leur classement, de leur nommage, de leur gestion des droits d'accès.
Vos dossiers clients avec l’ensemble de leurs documents si peu homogènes et normés, sont gérés par notre Référentiel documentaire qui est amélioré depuis plusieurs années car il est le fruit de la collaboration que nous avons tissée avec les premiers offices qui nous ont suivis.
Comment réussir son projet de gestion documentaire
Notre réponse face à ces situations s’établit en 3 étapes :
L’audit de la production documentaire des métiers, des processus d’entreprise, des flux documentaires entrants et sortants, de la catégorisation des données, des délais de conservation des documents et dossiers, des stocks d’archives papier et numériques, étude du ROI et des Scénarios de mise en œuvre
Le paramétrage du Référentiel documentaire de FileTracker à vos types de documents et dossiers, données et métadonnées : de l’arborescence, de la gestion des droits d’accès, de la politique d’archivage et du connecteur à votre solution de gestion métier
La mise en œuvre avec l’Opération de Réorganisation Accélérée puis la Formation des Utilisateurs (Datadocké)
Quel logiciel de gestion documentaire choisir?
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Efficace et intuitif, notre logiciel de gestion électronique de documents et de gestion physique des dossiers et documents en mode SaaS répond à vos besoins d’amélioration durable de votre organisation documentaire.
